Het CAK: verlichting in e-mailstroom en informatieaanvragen met Trinicom T5

Het CAK heeft twee T5-modules van Trinicom, marktleidend leverancier van geavanceerde softwareoplossingen voor het afhandelen van klantcontacten, in gebruik genomen. De  T5 E-mail response management module en de T5 Web selfservice module moeten het CAK verlichting brengen in de groeiende e-mail- en vragenstroom.

Het Centraal Administratie Kantoor Bijzondere Zorgkosten (CAK) berekent en incasseert de eigen bijdragen voor Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en de Wmo. Het CAK is ook verantwoordelijk voor de financiering van de AWBZ-instellingen en het uitbetalen van de Compensatie eigen risico in de zorgverzekeringswet. Bovendien verzorgt het CAK een tegemoetkoming van de Wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten.

Omdat het aantal e-mails in 2008 van 2.000 naar 10.000 e-mails per maand groeide, heeft het CAK T5 geïmplementeerd. Tot 2009 werd alles alleen in Microsoft Outlook  verwerkt, wat leidde tot een onoverzichtelijke situatie. T5 E-mail response management zorgt nu voor een goede, consistente doorstroom van binnenkomende en uitgaande e-mails. Daarnaast ondervangt T5 Web selfservice al een groot aantal van deze e-mails online, door een uitgebreide kennisbank te bieden waar zowel medewerker als klant antwoord op zijn of haar vraag kan vinden.

Geo Arnold, manager Support bij CAK: “Het KCC  behandelt telefonisch, digitaal en schriftelijk vragen van klanten over de producten die wij leveren.. Door een goede kennisbank aan te bieden zien we een duidelijke vermindering van het aantal e-mails en is er dankzij de automatisering sprake van een verbeterde en tijdige verwerking van e-mails.” Het CAK maakte al wel gebruik van FAQ’s, maar T5 biedt de mogelijkheid om informatie in één keer zowel intern als extern aan te passen. Dat voorkomt extra onderhoud en werkzaamheden. Arnold: “Wij namen nooit de tijd om een stapje terug te doen en te kijken wat de klant eigenlijkwil. Trinicom helpt ons daarbij: de klant volgt een aantal kennisitems en wij kunnen precies zien waar de vragen over gaan.” CAK verwerft op deze manier een duidelijk inzicht in het gedrag en de wens van de klant.

“We hebben ook andere leveranciers benaderd, maar mede omdat een snelle implementatie hoge prioriteit had bij ons, is voor Trinicom gekozen”, aldus Arnold. “Trinicom is erg klantgericht en dat werkt prettig.. Je maakt snel contact met de medewerkers van Trinicom en hebt het idee dat je het bedrijf kent. Trinicom biedt een persoonlijke aanpak en dat menselijke aspect spreekt mij zeer aan. Ook de nazorg is prima, we worden netjes en vakkundig te woord gestaan.”

Dit alles heeft het CAK doen besluiten om integraal gebruik te gaan maken van de kennisbank die T5 van Trinicom faciliteert en deze uit te rollen binnen het gehele KCC. Dit betekent dat het aantal licenties vervijfvoudigd wordt tot een aantal van 250.

Wilco Rietberg,  directeur van  Trinicom: “Het CAK is zeer te spreken over de gebruiksvriendelijkheid van Trinicom T5. De medewerkers zijn snel ingewerkt in het systeem en vinden het prettig om ermee te werken: het lijkt op gangbare computersystemen. Ook de beheerder wordt in één dag getraind, dat is ideaal wanneer alles snel in werking gezet moet worden .”

Trinicom, Lathmerweg 5, 7384 AD Wilp, Tel: 0571- 26 82 60 - E-mail: trinicom@influx-pr.com, Website: www.trinicom.nl

Over Trinicom
Trinicom is een Nederlandse onderneming, gevestigd in Kasteel “De Lathmer” in Wilp, en specialist op het gebied van web selfservice, e-mail response management, live chat, call management en brief, fax en baliecontact. Trinicom richt zich primair op de ontwikkeling, implementatie en ondersteuning van haar kernproduct: Trinicom 5 (T5™). Deze op internettechnologie gebaseerde standaardapplicatie is geheel in te richten op het klantcontactproces van een organisatie, en zorgt ervoor dat de belangrijkste klantcontacten snel en uniform kunnen worden afgehandeld vanuit één centrale T5 Web selfservice. Tevens adviseert Trinicom klanten bij het optimaal inrichten van een multi-channel contactcenter, waarbij de nadruk ligt op het verbeteren van de serviceverlening via internet, e-mail, live chat en telefoon en het verlagen van de servicekosten. Trinicom is de enige Nederlandse softwareproducent van geïntegreerde Customer Interaction Management software en mag toonaangevende organisaties in binnen- en buitenland tot zijn klantenkring rekenen, waaronder Agis Zorgverzekeringen, Albert Heijn, Albumprinter, Arke, Cendris, Cheaptickets.nl, De Kindertelefoon, Rabobank, Telfort, Univé, Universiteit Utrecht en Vrij Uit. Voor meer informatie zie: www.trinicom.nl.

Voor redactionele informatie:
Influx PR, Marleen Lassche, , tel: 055 - 366 30 34, fax: 055 - 360 26 61, e-mail: trinicom@influx-pr.com.